Phần mềm live chat Tawk.to là gì?

Nếu bạn đang là quản lý của một website hay nhân viên sale online chuyên nghiệp thì chắc hẳn đã nghe tới cụm từ “Phầm mềm live chat trực tuyến miễn phí" hay tốt nhất. Thì Tawk.to chính là phầm mềm live chát đó, một trong những công cụ hỗ trợ chát online trên website tốt nhất và hoàn toàn miễn phí. Ngoài Tawk.to ra thì còn khá nhiều phần mềm hỗ trợ chát trực tuyến khác như: Subiz, Vchat, Zopim,..nhưng hầu hết là mất phí chỉ sử dụng thử 1,2 tháng đầu tiên.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm chát trực tuyến miễn phí Tawk.to

Do có khá nhiều khách hàng sau khi lập trang web bán hàng online và một số lĩnh vực website khác có hỏi về phần mềm này cũng như cách cài đặt, sử dụng như thế nào. Hôm nay, IUL xin viết bài hướng dẫn này giúp mọi người có thể tự cài đặt và sử dụng công tụ tawk.to, hỗ trợ công việc bán hàng, chăm sóc khách hàng trực tuyến trên website một cách hiệu quả nhất. Các bạn làm theo các bước cụ thể dưới đây nhé:

1. Hướng dẫn cài đặt phần mềm chat trực tuyến Free Tawk.to

Bước 1: Các bạn truy cập vào trang chủ của https://www.tawk.to/ để tiến hành đăng ký tài khoản, bạn nhập vào Tên đăng nhập (User), Email và mật khẩu (Password) sau đó nhấn Sign up for free!

Đăng ký tài khoản trên tawk.to

Bước 2: Sau khi bạn đăng ký hệ thống của tawk.to sẽ gửi cho bạn một Email, bạn truy cập vào email đã đăng ký để tiến hành Active tài khoản. Click vào Confirm email address, như vậy là bạn đã hoàn thành bước đăng ký tài khoản.

Xác nhận Email

Bước 3: Bạn trở lại trang chủ của Tawk.to để tiến hành đăng nhập vào trang quản trị. Bước này bạn sẽ nhập thông tin tên và địa chỉ trang website mà bạn muốn cài đặt tawk.to, rồi nhấn Next

Nhập thông tin ban đầu Tawk

Bước 4: Nếu bạn muốn thêm ai đó để quản trị phần mềm chát này thì nhập email của người đó vào đây, còn không thì nhấn Skip this step.

Thêm người quản trị cho tawk

Bước 5: Ở bước này phầm mềm Tawk.to sẽ cung cấp cho các bạn một đoạn mã code, bạn hãy copy đoạn mã này rồi thêm vào trong cặp thẻ <body></body>. Nếu bạn không rành về quản trị web hãy yêu cầu bên kỹ thuật hoặc bên thiết kế web họ thêm cho nhé.

Thêm mã code lên website

Bước 6: Done. Như vậy là bạn đã hoàn thành quá trình cài đặt công cụ live chat miễn phí Tawk.to lên website của mình rồi đó. Dưới đây là trang quản trị của Tawk.to và lúc này bạn truy cập website của bạn sẽ thấy góc phải bên dưới màn hình xuất hiện một tap màu xanh chính là tawk.to

Hoàn thành đăng ký tawk

2. Hướng dẫn thiết lập các tiện ích trang live chat Tawk.to để chat với khách hàng

Để theo dõi và giao tiếp với khách hàng trên webiste bằng tawk.to sẽ có 2 cách:

- Truy cập trang chủ của https://dashboard.tawk.to/ và tiến hành đăng nhập bằng tài khoản với mật khẩu đã tạo ở bước 1

- Tải phần mềm Tawk trên điện thoại di động, hiện tại thì tawk đang hỗ trợ 2 hệ điều hành là Android và IOS, bạn có thể lên app trực tuyến của 2 hệ điều hành này để download và sử dụng

Sau khi bạn đăng nhập vào trang Dashboard của tawk, sẽ có giao diện như sau:

Trang quản trị của tawk

Lúc này bạn để ý góc trái màn hình là những khách hàng đang online trên webiste của bạn, bạn cũng có thể chủ động mời chat với khách hàng bằng cách nháy đúp chuột vào khách hàng bất kỳ, sau đó nhấn Join, ở trên phải là các menu chắc năng, lịch sử truy cập,..

Một cuộc chat online với khách hàng như sau, nhấn Join để bắt đầu trò chuyện:

Bắt đầu trò chuyện với khách hàng

Khung chát cũng cho ta biết khách hàng đến từ website nào (trường hợp có nhiều website). Khách hàng ở khu vực nào.

Xem được nguồn truy cập

Lúc trò chuyện với khách bạn có thể dễ dàng ghi chú, cập nhập thông tin khách hàng để tiện lợi cho việc liên lạc lần sau bằng cách cập nhập thông tin vào phí bên phải khung chat.

Thêm note cho cuộc trò chuyện

Tùy chỉnh Menu của phần mềm Tawk.to

Menu tùy chỉnh của Tawk sẽ có một số chức năng sau:

Tùy chỉn Menu

- Monitoring/ Chats: các cuộc trò chuyện đang trực tuyến.

- Messaging/ History: lịch sử các cuộc trò chuyện.

- Shortcuts: tạo và quản lý các phím tắt (cải thiện tốc độ chăm sóc khách hàng).

- Site & Pages: quản lý chung (thêm trang web).

- Sercurity: bảo mật, ban nick...

Bạn có thể đổi ngôn ngữ sang tiếng việt cho dễ sử dụng bằng cách click vào lá cờ mỹ ngay bên phải của thanh menu, rồi chọn lá cờ của Việt Nam nhé.

Quản lý Shortcuts

Ở chức năng Shortcuts, bạn có thể tạo list các từ viết tắt để tăng tốc độ tư vấn, ví dụ mình tạo một shortcuts như sau:

Quản lý Shortcuts trong tawk

Thì ở khung chat, khi nhấn phím "/" mình sẽ có gợi ý:

Tự động gợi ý

Bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian để đánh cùng một nội dung cho từng khách hàng nữa.

Quản Lý Site

Ở đây mình chỉ nói về phần Site, phần Page là một chức năng khác của Tawk, dùng để chạy Tawk độc lập, mình sẽ không đề cập.

Tawk cho phép bạn tạo nhiều Site trong một tài khoản, mỗi site sẽ được tawk cung cấp một đoạn mã code tương tứng khác nhau để gắn vào website, nghĩa là bạn chỉ cần đăng nhập một lần là có thể trực trên nhiều website khác nhau.

Một Site sẽ có các tùy chỉnh sau:

Quản lý site trong phần mềm tawk

- Widget là phần quản lý box chat sẽ hiển thị trên website của bạn, bạn cũng có thể lấy lại đoạn mã tích hợp ở đây nếu quên. Trong phần Widget cũng có 1 phần rất hay ho là Modify - trong này bạn có thể tùy chỉnh kích thước, màu sắc, các câu chữ hiển thị trên box chat.

Widget quản lý boxchat

- Agents là người trực ô chat giống như bạn vậy, bạn có thể mời (Invite) thêm người cùng vào trực hoặc quản lý tài khoản Tawk cùng bạn.

- Departments là phần quản lý phòng ban, bạn có thể tạo nhiều phòng ban, gán các Agent có trách nhiệm vào phòng ban tương ứng. Ở phần quản lý Widget bạn có thể yêu cầu người dùng chọn phòng ban trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện.

- Triggers là một công cụ khá thú vị, bạn có thể sử dụng chức năng này để tự động chào khách hàng khi truy cập website bằng 1 đoạn văn bản bạn thiết lập sẵn trước đó. Ví dụ bạn có thể cài đặt sau 20s, 10s người dùng ghé thăm website thì hệ thống sẽ tự hỏi "Xin chào anh/chị, em có thể hỗ trợ gì cho anh/chị không ạ?".

- Setting phần này bạn có thể bỏ qua và không cần đụng tới

Tạo ô chat cho website mới:

Để tạo một ô chat cho website các bạn vào "Sites & Pages", chọn "Manage Sites". chọn Add Site.

Tạo ô chát mới cho website

Điền đầy đủ các thong tin được yêu cầu và bấm Add

Điền thông tin để tạo site mới

 Điền thông tin để tạo site mới 2

Trong danh sách quản lý các site, bạn sẽ thấy xuất hiện thêm website mới. Để lấy mã code gắn vào website, các bạn chọn trong cột "Widgets" , click vào "Manage":

Lấy mã code gắn vào website

Copy Embed Code đặt vào bên trong phần thẻ tag của website bạn, vậy là bạn đã có một cửa sổ chat miễn phí và đầy đủ chức năng trên website của bạn.

Copy mã code đặt trong thẻ tag

Lời kết

Ok. Như vậy là Công ty thiết kế web IUL đã hướng dẫn xong các bạn cách cài đặt cũng như sư dụng từ A – Z phần mềm chat trực tuyến Tawk.to, công cụ hỗ trợ khách hang online tốt nhất trên website. Có vẻ bài viết khá dài nhưng nó sẽ rất hữu ích cho các bạn trong quá trình support và bán hàng đó. Vì thế hãy chịu khó đọc hết nhé. Chúc các bạn thành công